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Por que migrar dados para o SharePoint?
Aposentar os ECMs tradicionais (por exemplo, Livelink, FileNet, OpenText, Documentum) e adotar sistemas modernos e mais econômicos está se tornando cada vez mais urgente para as empresas atualmente, especialmente com a necessidade e a crescente popularidade do trabalho remoto. A Microsoft 365 é a principal fornecedora de software em nuvem (33%) devido ao seu forte gerenciamento de conhecimento, capacidades de colaboração e rede intranet.
Portanto, muitos usuários optam por enviar dados para servidores públicos, como o SharePoint no Microsoft 365. Dessa forma, arquivos ou documentos com links compartilhados individuais podem ser visualizados, editados e adicionados por um grupo de pessoas, ideal para equipes que requerem colaboração de conteúdo em nuvem. Além disso, o SharePoint pode oferecer aos usuários os seguintes benefícios:
- Fácil integração com o Office 365: Muitas equipes de negócios já utilizam o Microsoft Office para criar vários tipos de documentos. Muitos dos recursos padrão do Office 365 são ainda melhores quando combinados com o SharePoint. As equipes podem criar documentos, planilhas, apresentações e muito mais usando aplicativos que já conhecem de forma fluída.
- Excelente suporte para criação, colaboração, apresentação e gerenciamento de arquivos: A colaboração está no centro dos negócios. O SharePoint facilita para as equipes criar, colaborar, apresentar e organizar arquivos. O conteúdo do site e da lista criado no SharePoint pode ser lido e editado por várias pessoas ao mesmo tempo.
- Colaboração remota: Devido à pandemia da COVID-19, cada vez mais trabalhadores estão procurando oportunidades para trabalhar em casa. Usar o SharePoint facilita para as equipes de negócios colaborarem remotamente. Ele fornece alta disponibilidade de dados e acesso instantâneo aos arquivos, não importa onde o usuário esteja localizado.
Portanto, mover arquivos ou pastas para o SharePoint é uma parte importante das operações normais de negócios ou de uma melhor colaboração.
Como Migrar Dados para o SharePoint - 3 Soluções do SharePoint
Então, quais são as opções para migrar documentos para o SharePoint? Neste artigo, vou resumir todas as opções disponíveis para você, juntamente com os prós e contras a serem observados.
Para tornar mais fácil para você organizar seus documentos e dados, é melhor preparar seus dados antes de fazer a migração:
1. Sempre analise o conteúdo no sistema de origem primeiro, como o número e formato dos documentos; categorias e extensões de arquivos; tipos de conteúdo, esquemas ou modelos de dados; atividade de pastas e arquivos; palavras-chave e usos de metadados; copiar arquivos e estrutura de pastas;
2. Determine a estrutura de dados no novo sistema SharePoint;
3. Defina o modelo de dados global no SharePoint;
4. Categorize todo o conteúdo de acordo com o novo modelo de metadados.
Opção 1: Migrar Dados para o SharePoint fazendo Upload ou Arrastando
Se você não tiver o aplicativo OneDrive no seu computador e não quiser baixá-lo, também pode facilmente fazer upload de arquivos ou enviar uma pasta para o SharePoint através do site oficial. Existem duas maneiras de fazer o upload: seleção manual de upload ou arrastar e soltar direto. Você pode seguir estes passos:
Passo 1. Acesse o site do Office e faça login na sua conta do OneDrive for Business.
Passo 2. Acesse a página principal do SharePoint, clique em "Arquivo" ou "Pasta" em "Upload", selecione o arquivo ou pasta que deseja fazer upload no seu computador e clique em "Abrir".
Alternativamente, você pode arrastar e soltar arquivos/pastas do origem para a biblioteca.
| Vantagens | • Fácil de usar, requer pouco treinamento; • Não necessita de investimento financeiro; • Permite controlar os dados que você precisa mover; |
| Desvantagens | • Não é adequado para transferência de dados muito grandes; • O usuário precisa manter a janela do navegador aberta durante o upload; • Nenhuma metadados são preservados (ou seja, a data da última modificação será a data de upload para o SharePoint); • Pode ser necessário combinar com outras técnicas listadas neste artigo; |
Opção 2: Migrar dados para o SharePoint usando o aplicativo OneDrive
A segunda opção também depende do usuário fazer o upload dos dados, no entanto, permite "automatizar" o processo. Esta opção depende do usuário primeiro sincronizar a biblioteca de documentos de destino, copiar o conteúdo para a pasta de sincronização da biblioteca no Windows Explorer e permitir que o OneDrive faça o trabalho e sincronize tudo na nuvem (SharePoint Online).
Passo 1. Faça o download do aplicativo OneDrive e faça login com sua conta do Office 365.
Passo 2. Quando tudo estiver configurado com sucesso, você verá todos os arquivos e pastas sincronizados. Seus arquivos pessoais do OneDrive estarão na seção OneDrive - [nome da empresa] e todas as bibliotecas de documentos estarão na seção [nome da empresa], ao lado do ícone do edifício.
Passo 3. Copie o conteúdo para a pasta do SharePoint no Windows Explorer, e o aplicativo do OneDrive sincronizará automaticamente os dados no SharePoint Online.
| Vantagens | • Fácil de usar, requer pouco treinamento; • Nenhum investimento financeiro necessário; • Permite controlar os dados que precisam ser movidos; • Mantém os metadados intactos (ou seja, a data da última modificação será preservada e não será definida como a data de upload para o SharePoint); |
| Desvantagens | • Não é adequado para movimentação de dados muito grandes; • Limite de sincronização de 300.000 para todos os repositórios de documentos; • Pode ser necessário ser usado em combinação com outras tecnologias listadas neste documento; |
Opção 3: Migrar Dados para o SharePoint usando a Ferramenta de Migração do SharePoint
A Ferramenta de Migração do SharePoint (SPMT) é uma ferramenta de migração de dados do SharePoint fornecida pela Microsoft que facilita a transferência de conteúdo de várias fontes locais para o SharePoint Online ou OneDrive for Business no Microsoft 365. Você pode seguir as etapas abaixo para migrar arquivos ou pastas locais para o SharePoint usando o SPMT.
Passo 1. Baixe e instale o SPMT no seu computador.
Passo 2. Abra o SPMT no desktop e faça login na sua conta do SharePoint.
Passo 3. Clique no botão "Adicionar nova migração" em "Compartilhamento de arquivos" e escolha "Origem de compartilhamento de arquivo único" na próxima página.
Passo 4. Toque em "Escolher pasta" para selecionar o arquivo ou pasta que você deseja migrar e marque as opções abaixo. Em seguida, clique em "Avançar".
Passo 5. Escolha "SharePoint" como destino, insira a URL do seu site do SharePoint e escolha a pasta do SharePoint onde deseja salvar os arquivos locais. Em seguida, clique em "Avançar".
Passo 6. Revise a tarefa de migração e as configurações. Se tudo estiver pronto, clique em "Iniciar" para migrar os arquivos e pastas selecionados para o SharePoint.
Dica Extra: Limitações da Ferramenta de Migração do SharePoint
- 1. Conteúdo: Pode ter dificuldades com tipos de conteúdo personalizados, colunas de site e arquivos grandes.
- 2. Recursos: Pode não suportar todos os recursos personalizados ou aplicativos de terceiros.
- 3. Metadados e permissões: Pode ter problemas com estruturas complexas.
- 4. SharePoint Online: Limitado pelo tamanho do inquilino e restrições regionais.
- 5. Outros: Requer um planejamento cuidadoso, testes e possivelmente ajuda profissional.
Como Migrar Dados para o SharePoint - Solução Avançada do MultCloud [Rápida]
É possível migrar um site do SharePoint Online, que possui uma única biblioteca de documentos, de um inquilino para outro? O site é usado atualmente como um repositório de arquivos compartilhado entre alguns usuários. Basicamente isso. Estamos configurando um novo inquilino completamente novo com novos nomes de usuário e gostaríamos de trazer isso para cá.
- Pergunta do Reddit
Se você tiver uma necessidade semelhante de migrar dados de um inquilino do SharePoint para outro ou migrar de outros provedores de nuvem como Dropbox, Box ou Google Drive, é necessário usar o MultCloud, que pode ajudá-lo a realizar operações eficientes de migração de nuvem para nuvem. O MultCloud é um gerenciador de armazenamento em múltiplas nuvens que gerencia todos os seus serviços em nuvem em um único aplicativo.
Com o MultCloud, você pode facilmente fazer upload, download, excluir e compartilhar arquivos e pastas de uma nuvem para outra. Ao mesmo tempo, você também pode transferir (Transferência na nuvem) e sincronizar (Sincronização em nuvem) arquivos de uma nuvem para outra sem precisar fazer download e upload como antes.
O MultCloud possui principalmente as seguintes funcionalidades e vantagens:
- A função de transferência na nuvens pode ser usada diretamente em uma página. Dessa forma, você não precisa mais baixar arquivos de uma nuvem e enviá-los para outra.
- A transferência offline permite mover arquivos de outras unidades de armazenamento em nuvem para o SharePoint em segundo plano, mesmo quando o computador está desligado.
- A funcionalidade de filtro ajuda a excluir determinados tipos de arquivos ou incluir apenas tipos específicos de arquivos durante a transferência.
- Oferece suporte a mais de 30 serviços líderes de armazenamento em nuvem, incluindo Google Drive, Google Workspace, Dropbox, Dropbox for Business, SharePoint Online, Google Photos, MEGA, Flickr, Amazon S3 e outros, permitindo que você gerencie várias contas de armazenamento em nuvem em um só lugar.
Agora, siga os passos abaixo para transferir dados de forma rápida e segura de outras unidades de armazenamento em nuvem para o SharePoint, como do Dropbox para o SharePoint Online.
Passo 1. Registrar-se no MultCloud. O MultCloud é um gerenciador de armazenamento em nuvem online. Para usá-lo, primeiro você deve criar uma conta.
Passo 2. Adicionar suas contas do Dropbox e SharePoint Online ao MultCloud. Depois de criar sua conta, faça login na plataforma. No painel principal, clique na guia "Adicionar nuvem" à esquerda e selecione as marcas de nuvem para adicionar. Em seguida, siga as instruções para concluir a adição das nuvens.
Notas:
- Você só pode adicionar uma conta de nuvem de cada vez. Portanto, você precisa adicionar outras nuvens repetindo o processo.
- No MultCloud, você também pode usar "Subir Arquivo" para mover dados diretamente do seu computador para o SharePoint Online.
Passo 3. Use "Transferência na nuvem" para migrar o Dropbox para o SharePoint. Agora, vá para a aba "Transferência na nuvem" e especifique a origem e o destino como Dropbox e SharePoint Online, respectivamente. Por fim, clique em "Transferir agora" e aguarde a conclusão do processo.
| Vantagens | ✅Permite a migração de grandes quantidades de conteúdo, incluindo conteúdo de unidades de nuvem inteiras; ✅A interface de operador simples é fácil de usar em comparação com ferramentas mais complexas; ✅Permite a migração de outros provedores de nuvem sem baixar o conteúdo localmente; ✅5GB de dados gratuitos e suporte para várias versões de assinatura; ✅Fornece vários modos de transferência, que são fáceis de usar. |
| Desvantagens | ❌Não permite converter pastas em metadados durante a migração; ❌Pode ser necessário adquirir uma conta premium para obter velocidade mais rápida. |
Conclusão
Isso é tudo para aprender como migrar dados para o SharePoint. Em resumo, você pode mover arquivos ou pastas do seu computador ou de outras unidades de nuvem para o SharePoint Online usando o aplicativo web do SharePoint Online, o aplicativo de desktop do OneDrive, a Ferramenta de Migração do SharePoint ou por meio de um gerenciador de arquivos em nuvem profissional - o MultCloud.
Com o MultCloud, você também pode sincronizar ou fazer backup facilmente de arquivos de uma nuvem para outra. Mesmo se o seu computador desligar repentinamente, o MultCloud ainda pode executar o processo de transferência em segundo plano. Além disso, existem outras funções básicas para ajudar você a gerenciar melhor o seu SharePoint Online.
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