SharePoint vs Geteilte Ablage

• Überblick über SharePoint und geteilte Ablage
• Wesentliche Unterschiede zwischen SharePoint und geteilte Ablage
• Vor- & Nachteile von SharePoint vs geteilte Ablage
• Wann SharePoint vs geteilte Ablage verwendet werden sollte
• Bonus-Tipp: Dateien direkt von SharePoint zu einem geteilte Ablage über MultCloud übertragen
• Fazit

Überblick über SharePoint und geteilte Ablage

Zu Beginn dieses Beitrags verschaffen wir uns einen kurzen Überblick über SharePoint und geteilte Ablage, um ein grundlegendes Verständnis dieser beiden Tools zu erhalten.

Was ist SharePoint?

Microsoft hat SharePoint entwickelt, eine webbasierte Kollaborationsplattform, die mit Microsoft 365 funktioniert. Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung, Teamzusammenarbeit und die Erstellung von Intranet-Websites sind nur einige der robusten Funktionen, die SharePoint bietet. Es erleichtert die Integration mit OneDrive, Teams, Outlook und anderen Microsoft-Produkten. Mit seinen Bereitstellungsoptionen in der Cloud (SharePoint Online) und lokal (SharePoint Server) kann SharePoint an die Anforderungen verschiedener Unternehmen angepasst werden und bietet so Flexibilität und Skalierbarkeit.

Was ist ein geteilte Ablage?

Ein gemeinsamer Laufwerk ist eine cloudbasierte Speicherlösung, die es mehreren Benutzern ermöglicht, Dateien an einem Ort zu speichern, darauf zuzugreifen und gemeinsam daran zu arbeiten. Im Gegensatz zu persönlichem Speicher stellen gemeinsame Laufwerke sicher, dass Dateien der Gruppe als Ganzes und nicht einer Einzelperson gehören, wodurch Datenverlust vermieden wird, wenn Teammitglieder ausscheiden. Bekannte Beispiele sind Dropbox's Team Folders, Microsoft OneDrive's Shared Libraries und Google Drive's geteilte Ablages. Durch die Ermöglichung von berechtigungsbasiertem Zugriff, Versionskontrolle und Echtzeit-Zusammenarbeit verbessern gemeinsame Laufwerke die Teamarbeit.

Wesentliche Unterschiede zwischen SharePoint und gemeinsamem Laufwerk

Dieser Abschnitt vergleicht die wesentlichen Unterschiede zwischen gemeinsamem Laufwerk und SharePoint. Die folgende Tabelle zeigt Ihnen 10 Unterschiede.

Was ist der Unterschied zwischen SharePoint und gemeinsamem Laufwerk

Funktion	SharePoint	Freigegebener Laufwerk (z. B. Google geteilte Ablage)
Speichertyp	Cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem	Cloudbasierte Dateispeicherung
Zugriffsmethode	Webbrowser, Mobile App, OneDrive-Synchronisierung	Google Drive Web, Mobile App, Desktop-Synchronisierung
Dateibesitz	Organisationskontrolliert, kein individueller Besitz	Teambasiert, nicht an individuelle Konten gebunden
Zusammenarbeit	Erweiterte Zusammenarbeit mit Versionsverlauf, Co-Authoring und Workflows	Echtzeit-Zusammenarbeit mit Google Docs, Sheets usw.
Berechtigungskontrolle	Granulare Zugriffskontrolle auf Site-, Bibliotheks- oder Dateiebene	Freigabeberechtigungen auf Ordner- und Dateiebene
Integration	Tiefe Integration mit Microsoft 365 (Teams, Outlook, OneDrive)	Integriert mit Google Workspace (Docs, Sheets, Gmail)
Versionsverlauf	Erweiterte Versionierung und Genehmigungsworkflows	Grundlegender Versionsverlauf zur Nachverfolgung von Änderungen
Sicherheit & Compliance	Unternehmensgrade Sicherheit, Compliance und Governance-Kontrollen	Grundlegende Sicherheit mit Google Admin-Einstellungen
Anpassung	Benutzerdefinierte Workflows, Automatisierung, Metadaten-Tagging	Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten
Am besten geeignet für	Unternehmensweite Zusammenarbeit, Dokumentenmanagement, Intranet	Teambasierte Dateispeicherung und -freigabe

Vor- und Nachteile von SharePoint vs geteilte Ablage

Nachdem die wesentlichen Unterschiede zwischen SharePoint und geteilte Ablages bekannt sind, folgt eine Einführung in die Vorteile von SharePoint gegenüber geteilte Ablages sowie die Nachteile.

SharePoint	Vorteile	Funktionen wie Metadaten, Versionskontrolle und Workflows machen es ideal für komplexes Dokumentenmanagement.
		Ermöglicht es Organisationen, Intranetseiten und Teamportale nach ihren Bedürfnissen zu erstellen.
		Unterstützt gemeinsames Verfassen, Echtzeitbearbeitung und erweiterte Kollaborationstools.
		Nahtlose Integration mit Tools wie Teams, Outlook und Power Automate.
	Nachteile	SharePoint kann komplex in der Einrichtung und Nutzung sein, was Schulungen für Benutzer erfordert.
		Erfordert kontinuierliches Management und Wartung, insbesondere bei lokalen Bereitstellungen.
		In der Regel teurer aufgrund seiner erweiterten Funktionen und Skalierbarkeit.

Freigegebene Laufwerke	Vorteile	Freigegebene Laufwerke sind benutzerfreundlich und einfach einzurichten.
		Im Allgemeinen kostengünstiger, besonders für kleine Teams oder einzelne Benutzer.
		Bieten Funktionen wie gemeinsames Bearbeiten, Kommentare und Versionsverlauf für unkomplizierte Zusammenarbeit.
		Werden vom Dienstanbieter verwaltet, was den IT-Aufwand reduziert.
	Nachteile	Fehlen von erweiterten Dokumentenverwaltungswerkzeugen wie Metadaten, Workflows oder anpassbaren Intranets.
		Bieten grundlegende Berechtigungen auf Ordnerebene, die für komplexe Zugriffssteuerungsanforderungen möglicherweise nicht ausreichen.
		Nicht ideal für große Organisationen mit komplexen Workflows oder hohem Speicherbedarf.

Wann SharePoint und wann ein freigegebenes Laufwerk verwenden

Auch wenn Sie die Vergleiche der wichtigsten Funktionen sowie der Vor- und Nachteile haben, fällt die Entscheidung möglicherweise schwer. Keine Sorge! Dieser Teil fasst zusammen, wann SharePoint und wann freigegebene Laufwerke zu verwenden sind.

Wann SharePoint verwenden

Für Teams, die anspruchsvolle Kollaborationsfunktionen benötigen wie Versionskontrolle, gemeinsames Bearbeiten und Integration mit Microsoft 365-Anwendungen wie Teams und Outlook, ist SharePoint perfekt geeignet. Es eignet sich für komplexe Projekte oder Unternehmen mit strukturierten Dokumentenverwaltungsprozessen, da es leistungsstarke Suchfunktionen, Metadaten-Tagging und anpassbare Workflows bietet.

Wann freigegebene Laufwerke verwenden

Für grundlegende Dateispeicherung und -freigabe sind gemeinsame Laufwerke – wie Google Drive oder Netzwerkdateifreigaben – unkomplizierter und besser geeignet. Für kleine Teams oder Ad-hoc-Zusammenarbeit sind sie einfacher einzurichten und zu bedienen, insbesondere wenn das Ziel ein schneller Dateizugriff ohne anspruchsvolle Funktionen ist. Benutzer, die eine konventionelle ordnerbasierte Struktur bevorzugen, sind ebenfalls eher an gemeinsame Laufwerke gewöhnt.

Bonus-Tipp: Dateien direkt von SharePoint auf ein gemeinsames Laufwerk über MultCloud übertragen

Egal, ob Sie sich für SharePoint oder gemeinsame Laufwerke entscheiden, Sie müssen möglicherweise Dateien von der vorherigen Cloud verschieben. Um Dateien direkt zwischen Clouds zu übertragen, ohne sie herunter- und hochzuladen, ist MultCloud die richtige Wahl.

MultCloud ist ein webbasierter Cloud-Dateiübertragungsdienst, der über 30 Cloud-Laufwerke unterstützt, wie SharePoint Online, Google Workspace, Google geteilte Ablage, Dropbox for Business, OneDrive for Business und NAS. Sie können seine Cloud-Transfer-Funktionen nutzen, um in 3 Schritten eine automatische Übertragungsaufgabe zu erstellen und sie offline ausführen zu lassen. Darüber hinaus bietet Cloud Transfer mehrere Übertragungsoptionen, um die Übertragung anzupassen.

Sehen wir uns das Beispiel für die Übertragung von SharePoint Online auf Google geteilte Ablage an.

Schritt 1. Gehen Sie zu MultCloud.com und erstellen Sie ein kostenloses Konto.

Schritt 2. Fügen Sie die Clouds zu MultCloud hinzu, indem Sie auf „Add Cloud“ und die Cloud-Logos klicken. Wenn Sie Google Workspace hinzufügen, können Sie wählen, ob Sie das Admin-Konto oder ein Unterkonto hinzufügen möchten.

Schritt 3. Wählen Sie in der linken Seitenleiste „Cloud-Übertragung“ aus und wählen Sie im VON-Feld „SharePoint Online“ und im NACH-Feld „Google geteilte Ablage“. Tippen Sie dann auf „Jetzt übertragen“, um die Übertragung zu starten.

Darüber hinaus können Sie, wenn Sie einen geteilte Ablage nutzen möchten, auch MultCloud-Funktionen verwenden, um ihn mit Microsoft-Diensten wie OneDrive, Outlook und OneDrive for Business zusammenarbeiten zu lassen. Beispielsweise können Sie E-Mail-Migration nutzen, um Outlook-E-Mails stapelweise als PDF-Dateien in Google geteilte Ablage zu speichern.

Fazit

Dieser Beitrag bietet einen umfassenden Vergleich zwischen SharePoint und geteilte Ablages. Sie erhalten einen Überblick über SharePoint und geteilte Ablages, die Unterschiede in ihren Hauptfunktionen, ihre Vor- und Nachteile sowie wann Sie welche Lösung einsetzen sollten. Nachdem Sie die Vergleiche durchgesehen haben, wissen Sie sicher, für welche Option Sie sich entscheiden sollten.

Darüber hinaus kann MultCloud Cloud Transfer ein guter Helfer sein, wenn Sie Dateien von SharePoint zu einem gemeinsamen Laufwerk migrieren möchten oder umgekehrt. Es kann den Dateiübertragungsprozess automatisieren und bietet Ihnen mehrere Optionen und Tools, um diese Aufgabe intelligenter zu gestalten. Außerdem, wenn Sie möchten, dass SharePoint und ein gemeinsames Laufwerk nahtlos zusammenarbeiten, können Sie MultCloud Cloud Sync verwenden, um Dateien in Echtzeit zwischen ihnen zu synchronisieren.