完全ガイド: 2 つの SharePoint ドキュメント ライブラリを同期する方法

内容概要：

• ユーザーケース：異なる SharePoint の二つのフォルダを同期
• SharePoint のドキュメントライブラリをいつ同期すべきか？
• パート1. 二つの SharePoint ドキュメントライブラリをどのように同期するか？
• パート2. SharePoint のドキュメントライブラリをファイルエクスプローラに同期
• 複数の SharePoint ライブラリを同期する際のよくある質問
• まとめ

ユーザーケース：異なる SharePoint の二つのフォルダを同期

SharePointは、Microsoft が提供するウェブベースのコラボレーションおよびドキュメント管理システムです。主にドキュメント共有、ビジネスインテリジェンス、高度な検索、コンテンツコラボレーションなどに使用されます。SharePoint を使えば、承認されたユーザーはシステム内で安全にドキュメントを即座に表示、編集、共有できます。

一言で言えば、SharePoint は重要なドキュメントライブラリへの容易なアクセスとチーム間のシームレスなコラボレーションを提供し、リモートワーク時の生産性と効率を高めます。

SharePoint のドキュメントライブラリをいつ同期すべきか？

時々、二つの SharePoint アカウントのドキュメントライブラリを同期する必要があります。SharePoint データ移行の理由として以下のようなものがあります：

• 重要なドキュメントライブラリのバックアップを別の SharePoint アカウントに作成することで、予期せぬデータ損失を防ぎます。
• 複数の SharePoint ドキュメントライブラリを同期することは、情報を常に最新の状態に保つための確実な方法でもあります。複数のユーザーが同時に同じドキュメントを編集する場合などに有効です。
• 異なるチームや部署が別々の SharePoint サイトを使用しているが、同じドキュメントで協力する必要がある場合、ファイルを同期することで、ユーザー全員が頻繁にサイトを切り替えることなく、この協力を促進できます。
• 関連するデータが多数のサイトに分散している場合、ファイルを単一のサイトやライブラリに同期することで情報を統合できます。情報へのアクセスが容易になり、統一された情報の見通しを保つことができます。

理由が何であれ、二つの SharePoint サイト間でファイルを同期することは私たち全員にとって非常に重要です。パワーオートメーション を使って二つの SharePoint ライブラリを同期することもできますが、設定が複雑で最初は手動で実行する必要があるため、おすすめできません。では、二つの SharePoint ドキュメントライブラリを簡単に同期する方法を、以下の部分を見てみましょう。

パート1. 二つの SharePoint ドキュメントライブラリをどのように同期するか？

この部分では、一つの SharePoint アカウントのドキュメントライブラリ内の二つの SharePoint フォルダを別の SharePoint アカウントに同期する方法を紹介します。次の部分では、二つの SharePoint ドキュメントライブラリをファイルエクスプローラに同期する方法を見つけることができます。

MultCloud を使って一つの SharePoint アカウントのドキュメントライブラリを別の SharePoint アカウントに同期

SharePoint の一つのアカウントのドキュメントライブラリを別のアカウントに同期するには、最も伝統的な方法は、ソースの SharePoint アカウントからローカルディスクにダウンロードし、それを再び目的の SharePoint にアップロードすることです。フォルダやファイルがほんの少ししかない場合はこの方法でも問題ありませんが、内容が膨大な場合、ダウンロードとアップロードのプロセスが遅くなり、ネットワーク速度の影響を受ける可能性があります。

このような場合、強力なウェブベースのクラウドファイルマネージャー - MultCloudを利用できます。MultCloud はあなたのすべてのクラウドを一箇所に集め、アカウントを切り替えたりダウンロードしたりせずに、必要なデータをクラウド間で直接転送および同期するように設計されています。非常に使いやすく、簡単に従うことができます。

4 つのステップで二つの SharePoint サイト間でファイルを自動的に同期

ステップ1. メールアドレスで登録します。または Google や Facebook アカウントで直接サインアップします。

ステップ2. MultCloud にログインし、左側の「クラウドを追加」オプションをクリックします。SharePoint Onlineを選択し、画面の指示に従って SharePoint を MultCloud に追加します。

ステップ3.「クラウド同期」＞「リアルタイム同期」をクリックします。ソースの SharePoint アカウントのドキュメントライブラリを選択し、別の SharePoint サイトのライブラリをターゲットとして指定します。

ステップ4. そして「今すぐ同期」をクリックして、二つの SharePoint ドキュメントライブラリを自動的に同期させます。

複数の SharePoint ライブラリを同期する詳細情報

パート2. SharePoint のドキュメントライブラリをファイルエクスプローラに同期

上記の方法は、一つの SharePoint アカウントのドキュメントライブラリ内の二つの SharePoint フォルダを別のアカウントに同期するのに適用できます。今度は、SharePoint のドキュメントライブラリをコンピュータのファイルエクスプローラ（Windows 10 コンピュータを例に）に同期する方法について説明します。これを実現するには OneDrive デスクトップアプリを使用する必要があります。

• 方法1. SharePoint ドキュメントライブラリを OneDrive と同期する方法
• 方法2. OneDrive にショートカットを追加して SharePoint ライブラリをファイルエクスプローラに追加する方法

方法1. SharePoint ドキュメントライブラリを OneDrive と同期する方法

その前に、OneDrive で「ファイル オンデマンド」をオンにしてください：Windows 通知領域の OneDrive クラウドアイコンを選択し、「ヘルプと設定」→「設定」を選択します。次に「同期とバックアップ」を選択し、「高度な設定」を展開し、ポップアップウィンドウで「ファイル オンデマンド」オプションをオンにします。

その後、SharePoint サイトにサインインし、以下のように操作します。

ステップ1. SharePoint サイトで、同期したいドキュメントライブラリに移動します。

ステップ2. ツールバーの「同期」を選択して、SharePoint ドキュメントライブラリをローカルフォルダと同期します。

同期が完了すると、SharePoint のファイルが組織名の下にファイルエクスプローラに表示されます。

このようにすると、ドキュメント内のファイルやフォルダを編集すると、同時にコンピュータのファイルエクスプローラにも更新されます。また、SharePoint 同期フォルダがファイルエクスプローラに表示されない場合、SharePoint Online から簡単にファイルをダウンロードすることもできます。この方法を使って SharePoint を Mac Finder に追加し、Mac 上のファイルを管理することもできます。

方法2. OneDrive にショートカットを追加して SharePoint ライブラリをファイルエクスプローラに追加する方法

OneDrive、SharePoint、または Teams で共有フォルダを作成した場合、OneDrive に共有フォルダのショートカットを追加することができます。そうすると、OneDrive for web、Windows ファイルエクスプローラ、Mac Finder、Teams、および OneDrive モバイルアプリで簡単にアクセスして管理できます。それでは、その方法を見てみましょう。

1. SharePoint アカウントにログインし、上部の「ドキュメント」をタップし、共有ドキュメントライブラリをチェックします。

2. 上部メニューから「OneDrive にショートカットを追加」をタップします。

3. SharePoint ドキュメントライブラリへのショートカットが OneDrive、ファイルエクスプローラ、その他に表示されます。

複数の SharePoint ライブラリを同期する際のよくある質問

まとめ

それでは、一つの SharePoint アカウントから別のアカウントへ二つの SharePoint ドキュメントライブラリを同期するには、MultCloud がおすすめです。SharePoint のドキュメントライブラリをコンピュータのファイルエクスプローラに同期するには、OneDrive クラウドサービスで「ファイル オンデマンド」をオンにするだけです。

「クラウド同期」以外に、MultCloud には「チーム転送」もあり、ビジネスクラウドサービスを一箇所で管理し、Google Workspace、OneDrive for Business、Dropbox Business、Box for Business、および Shared Drive 間のデータ転送を支援します。

複数の SharePoint ライブラリを同期する際に、複数のユーザーによる SharePoint 同期の問題に遭遇した場合は、ここで解決策を見つけて修正してください。