【超簡単】Office 365 SharePointサイトのバックアップ方法

目次：

• はじめに：SharePoint Onlineでバックアップの必要性
• Office 365 SharePointサイトを手動でバックアップ
• 「一般」ネイティブオプションを使用してSharePoint Onlineサイトをバックアップ
• 「効率」サードパーティ製ソフトウェアを使用してOffice 365 SharePointサイトをバックアップ
• まとめ
• よくある質問

はじめに：SharePoint Onlinでバックアップの必要性

SharePoint Onlineは、ファイルの保存と管理において最も人気のあるクラウドアプリケーションの1つです。リモートワークへの世界的な移行により、Microsoft SharePointユーザーの86%以上が、オンプレミスサーバーではなくクラウドベースのサーバーを利用するようになりました。

ユーザー数が増えるにつれ、人的ミスやサイバー攻撃によるクラウド上のデータ損失が避けられなくなっています。また、利用者が自らデータを削除した場合に加え、データの破損、マルウェア・ウイルス攻撃、ネットワーク障害などによるデータ消失について、マイクロソフトは一切の責任を負いかねます。

SharePointでは、ワンクリックで簡単にデータ削除が可能ですが、一定期間を過ぎると復旧が極めて困難になります。削除されたデータは、自社でもマイクロソフト側でも恒久的に復元不能となる点にご注意ください。

このような特性を踏まえると、SharePoint Onlineを安心して運用するためには、企業による定期的なバックアップ体制の構築が不可欠と言えるでしょう、それで、SharePoint Onlineをバックアップする必要があります。

Microsoftのネイティブな回復ツールは、保護と回復のオプションが限られています。より包括的な保護を実現するためには、専用のバックアップソリューションを使用してSharePoint Onlineのバックアップを実行することができます。

良いニュースは、無料のツールを使用してバックアップを保持できることです。これらのツールを正しく使用することで、サイバー攻撃やユーザー起因のインシデントが発生した場合のデータ損失の可能性を最小限に抑えることができます。

このガイドでは、2つの無料の方法とサードパーティ製ツールを紹介し、SharePointドキュメントを安全にバックアップするためのステップバイステップの手順を説明します。

Office 365 SharePointサイトを手動でバックアップ

Microsoft 365アカウントが侵害された場合に備えて、SharePointファイルをコンピュータや外部ドライブに手動でバックアップし、安全に保管することができます。SharePointを手動でバックアップするには、以下の手順に従ってください。

ステップ 1：ウェブブラウザでSharePointサイトを開きます。

ステップ 2：SharePoint Onlineのファイルライブラリに移動し、「ドキュメント」をクリックします。バックアップが必要なファイルを選択し、右クリックして「ダウンロード」オプションを選択します。これにより、選択したファイルがデバイスにダウンロードされます。

ステップ 3：ファイルを、Microsoft SharePointのバックアップを保存するために使用できるポータブルディスクに保存します。

手動方法を使用してSharePointをバックアップする際の制限事項：

「手動」ネイティブオプションを使用してSharePoint Onlineサイトをバックアップ

OneDrive同期クライアントを使用すると、SharePoint Onlineのファイルをデスクトップに同期させ、オフラインで利用できるようにすることができます。これは、SharePointデータのコピーを作成するためのバックアップとしても使用できます。以下は、OneDrive同期クライアントを使用してSharePoint Onlineデータをバックアップする手順です。

ステップ 1：SharePointにサインインし、OneDriveデスクトップアプリと同期する必要があるサイトを開きます。

ステップ 2：「ドキュメント」モジュールに移動します。

ステップ 3：「同期」をクリックして、ドキュメントをデスクトップ上のOneDriveフォルダにダウンロードします。これにより、確認のためにOneDriveフォルダを開くように促されます。

 

ステップ 4：「Microsoft OneDriveを開く」をクリックします。

選択したすべてのファイルはデスクトップ上で利用可能になります。また、これらのファイルはSharePointと同期されるため、SharePointで削除が行われるとデスクトップにも反映されます。SharePointをローカルドライブにバックアップするには、ダウンロードしたすべてのファイルをデスクトップ上の別のフォルダまたは外部ハードドライブにコピーする必要があります。

OneDrive同期クライアントはバックアップとして使用できますが、完全に依存することはリスクがあります。ローカルコンピュータはクラッシュやマルウェアの影響を受けやすいためです。

OneDrive同期クライアントを使用したSharePointバックアップの制限事項:

「自動」サードパーティ製ソフトウェアを使用してOffice 365 SharePointサイトをバックアップ

SharePointのバックアップと復元を簡単にするために、サードパーティ製バックアップツールの使用を検討することができます。「MultCloud」は、データを保護するための完全に自動化されたバックアップソリューションです。このツールは、SharePointサイトを自動的にバックアップし、すべての変更を保存するため、ユーザー側での手間がかかりません。

MultCloudを使用すると、SharePoint OnlineをDropbox Business、Google Workspace、Box for Business、Amazon S3、Wasabi、SugarSync、HiDrive、MySQL、Egnyte、MediaFire、ownCloud、ADrive、さらにはNAS、WebDAV、FTP/SFTPなどにバックアップできます。MultCloudを利用することで、IT管理者はわずか数クリックでOffice 365 SharePointデータのバックアップと復元を行うことができます。

なぜサードパーティのクラウドバックアップツールを使用してSharePoint Onlineをバックアップするのか？以下は、サードパーティのクラウドバックアップツール「MultCloud」を使用してSharePoint Onlineデータをバックアップするメリットです：

MultCloudバックアップアプリを使用して管理者がSharePoint Onlineデータをバックアップする手順：

ステップ 1：ウェブ上でMultCloudアカウントを作成します。

 

ステップ 2：左側の「クラウドを追加」ボタンをクリックし、SharePoint Onlineのアイコンを押して追加します。バックアップを保存するためには、Amazon S3などの別の安全なクラウドファイルストレージサービスを追加する必要があります。

ステップ 3：両方のアカウントを追加した後、SharePointをS3に簡単にバックアップできるようになります。左側の「クラウドバックアップ」をクリックし、バックアップするファイルを選択して保存先のパスを指定し、最後に「今すぐバックアップ」をクリックします。

タスクをスケジュールしたい場合は、「スケジュール」ボタンを押し、タスクを実行する特定の時間を選択できます。また、「オプション」インターフェースでメール通知を有効にすることも可能です。

まとめ

クラウドサービスは高度なセキュリティを備えているため、データ保護の重要性を見落としがちです。 しかし、SharePoint Onlineをはじめとする主要クラウドサービスでは、削除データは一旦ごみ箱に移動され、所定の期間を経て完全消去される仕組みとなっています。

このデータ消去のプロセスを認識せず、適切なバックアップ対策を講じていない場合、重要な企業データを永久的に消失する危険性があります。これは事業継続に重大な影響を及ぼすリスク要因と言えるでしょう。

Office 365 SharePointサイトをバックアップする方法は、手動でのダウンロードやSharePointの「同期」オプションを使用することで、データをローカルストレージユニットにバックアップすることができます。MultCloudを使用すれば、SharePointを対応するクラウドドライブや他のファイルストレージサービスにバックアップするだけでなく、クラウド間でファイルを転送またはファイルを同期ことも可能です。

さらに、MultCloudは他の便利な機能も提供しており、クラウドアカウントやクラウドファイルの管理を効率化し、多くの時間を節約できます。MultCloudを選ぶことは、正しい決定となるでしょう！

よくある質問

1.SharePointのバックアップは必要ですか？

一度削除したデータは、自社でもマイクロソフト社でも永久に復元できないものとなるのです。 このため、会社による定期的なバックアップは、SharePoint Onlineを安心して利用するために必須といえます。

2.SharePoint Onlineのバックアップ頻度は？

SharePoint Online でご提供させていただいているデータ保護サービスでは、データの損失を防ぐため自動的に各サイトのデータのバックアップを取得しております。 データのバックアップは1日に2回実行され (12時間ごと)、そのバックアップデータは14日間保持されます。

3.SharePointに保存したファイルを元に戻す方法はありますか？

SharePointに保存してあるファイルには、編集前の状態に戻すことが可能です。MultCloudを使用してSharePointをバックアップすれば、以前のバージョンにデータを復元することができます。