データのバックアップ、スムーズな移行、便利なアクセスを実現する、Outlook Onlineからのメールエクスポートの簡単な方法をご紹介します。通信履歴を安全に保管しましょう。
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Outlookは、メールやカレンダー、タスクを管理するためのMicrosoft製ツールです。メールの送受信や整理、予定やイベントのスケジューリング、リマインダーの設定、アドレス帳の管理、連絡先のグループ化など、さまざまな機能を備えています。個人利用から業務利用まで幅広く活用でき、高いセキュリティと他のツールとの連携性が特徴です。
なぜOutlook Onlineからメールをエクスポートする必要があるのでしょうか？その理由としては、アーカイブ、移行、整理、ストレージの節約、法的要件やコンプライアンス対応などが挙げられます。
では、実際にOutlook Onlineからメールをエクスポートする方法は何ですか？この記事では、その具体的な手順について詳しく解説していきます。
ここでは、Outlook Onlineのメールを別のクラウドサービスやハードドライブにエクスポートする4つの方法をご紹介します。詳細を確認して、ご自身の用途に合った方法をお選びください。
Outlookのメールをすべてエクスポートするには、強力なWebベースのクラウドファイル管理ツール「MultCloud」がおすすめです。このツールを使えば、OutlookのメールをオンラインでPDFファイルに変換し、Googleドライブ、Dropbox、OneDriveなどの他のクラウドサービスに直接エクスポートできます。また、必要に応じてメールと添付ファイルをまとめてダウンロードすることも可能です。
MultCloudの主な特徴は以下です：
以下は、MultCloudを使用してOutlook OnlineのすべてのメールをGoogleドライブにエクスポートする簡単な手順です。
1. 無料のMultCloudアカウントを作成し、ログインします。
2. 「メールを追加」でOutlookをクリックし、手順に従って追加します。次に「クラウドを追加」でGoogleドライブをクリックしてMultCloudに追加します。
3. 左側の「メール移行」を選択し、Outlookのすべてのメールを転送元として選択し、Googleドライブを転送先として選択します。
ヒント：
4. 「今すぐ転送」を押すと、Outlook Onlineのすべてのメールが直接Googleドライブにエクスポートされます。
エクスポート後、PDFファイルが生成され、さまざまな場面で使用できます。また、Outlook Onlineのすべてのメールをコンピュータにダウンロードしてローカルに安全に保存することも可能です。
MultCloudの「コピー先」機能は、コピー元のフォルダとコピー先を選択するだけで完了します。一度に複数のフォルダをコピーする場合に最適です。
1. MultCloudにログインし、OutlookとGoogleドライブを追加したら、Outlook内のコピーしたいフォルダのチェックボックスをオンにします。上部メニューの「コピー先」をクリックします。
2. ポップアップウィンドウで、コピー先のGoogleドライブを選択します。「複数選択」にチェックを入れれば、複数の異なる場所に同時にコピーできます。
3. ポップアップウィンドウの下部にある「はい」をクリックすると、選択したフォルダが指定した場所にコピーされます。
ヒント：同じページで、コピーしたいメールを選択し、上にある「コピー」をクリックして、Googleドライブのフォルダを開いてから上にある「貼り付け」をクリックし、選択したメールがGoogleドライブに保存こともできます。
実際のところ、Outlookのメールを直接別のクラウドにエクスポートする方法はありませんが、Outlook OnlineのメールをすべてPSTファイルとしてローカルにエクスポートすることは可能です。
以下は、Outlook WebアプリからメールをPST形式でエクスポートする手順です：
1. ブラウザからOutlookアカウントにログインします。
2. 設定アイコン＞「全般」＞「プライバシーとデータ」＞「メールボックスをエクスポート」の順にクリックします。
3. 処理が完了すると、Outlook Onlineのメールを手動でダウンロードできます。
ヒント：
エクスポートしたいOutlookメールが少数の場合、以下の手順でOutlook Webアプリからメールをハードドライブに保存し、PDFファイルとして出力できます。必要なメールすべてに対してこの手順を繰り返してください。
1. ブラウザでOutlookアカウントにログインします。
2. エクスポートしたいメールを開き、上部ツールバーの「印刷」を選択します。
3. 「印刷」をクリック後、「送信先」で「PDFに保存」を選択し、「保存」をクリックします。
4. バックアップしたいすべてのOutlookメールに対して、この手順を繰り返します
ヒント：
Outlook Webアプリからメールをエクスポートする別の方法として、メールを新しいメッセージに添付して自分宛に送信する方法があります。必要なメールが少ない場合に有用ですが、時間がかかる点に注意が必要です。手順は以下の通りです：
1. Outlookオンラインメールボックスから、ダウンロードしたい特定のメールを開きます。
2. 「転送」ボタン横のドロップダウンメニューをクリックし、上部メニューから「転送」を選択します。
ヒント：これにより、転送メールが添付された新しいメッセージウィンドウが開きます。
3. 外部メールアドレスを受信者欄に入力し、「送信」をクリックします。
4. 転送されたメールを受信したら、外部メールアカウントにアクセスします。
5. 「名前を付けて保存」または「エクスポート」をクリックし、メールの添付ファイルをダウンロードします。
6. ダウンロードが必要な各Outlook Webメールに対して、この手順を繰り返します。
この方法では、Outlookオンラインから一度に1通しかメールをエクスポートできないため、時間がかかります。しかし、重要なメールが少数のみ必要な場合、追加のプログラムやソフトウェアが不要なため、効果的な方法と言えます。
Outlook Onlineからメールをエクスポートする機能は、重要なデジタル通信を保護・整理・アクセスするための有効な手段となります。
バックアップ、移行、アーカイブ、個人記録のいずれの目的においても、メールをエクスポートできる機能は柔軟性と安全性を提供します。重要なメールが少数の場合は転送方法も有効ですが、大量のメールを効率的に処理するにはMultCloudの利用が推奨されます。
どのような目的であれ、メールをエクスポートできる機能はデータと通信履歴をコントロール下に置くことを可能にし、必要な時にいつでも重要な情報にアクセスできる状態を維持できます。
1.Outlook Onlineからメールをエクスポートする方法は何ですか？
エクスポートしたいメールを選択し、「転送」オプションを使用して外部メールアドレスに送信できます。転送されたメールを外部アカウントで開き、添付ファイルをダウンロードしてください。またはMultCloudを使用してOutlook Onlineのすべてのメールを一括エクスポートすることも可能です。
2.複数のメールを同時にエクスポートできますか？
転送方法では通常、1回に1通ずつしかエクスポートできません。複数のメールをエクスポートする必要がある場合は、各メールに対してこの手順を繰り返すか、サードパーティのメールバックアップソフトウェアを使用してすべてのメールを一括エクスポートしてください。
3.メールをエクスポートするとOutlook Onlineアカウントから削除されますか？
いいえ、メールをエクスポートしてもOutlook Onlineアカウントからは削除されません。エクスポート後もメールはアカウントに残ったままです。