Volledige handleiding: Hoe twee SharePoint-documentbibliotheken synchroniseren?

Overzicht van de inhoud:

• Gebruikerscase: Synchroniseer twee mappen in verschillende Sharepoints
• Wanneer moet u Documentbibliotheken synchroniseren in SharePoint?
• Deel 1. Hoe synchroniseer je twee SharePoint Documentbibliotheken?
• Deel 2. Synchroniseer Documentbibliotheken van SharePoint naar Verkennersvenster
• FAQ's over het synchroniseren van meerdere SharePoint-bibliotheken
• Samenvatting

Gebruikerscase: Synchroniseer twee mappen in verschillende Sharepoints

SharePoint is een web-based samenwerkings- en documentbeheersysteem ontwikkeld door Microsoft. Het wordt voornamelijk gebruikt voor het delen van documenten, business intelligence, geavanceerd zoeken, samenwerking bij content, enz. Met SharePoint kunnen geautoriseerde gebruikers documenten binnen het systeem direct bekijken, bewerken of delen.

In één woord, SharePoint biedt gemakkelijke toegang tot belangrijke documentbibliotheken en naadloze samenwerking tussen teams, waardoor de productiviteit en efficiëntie bij het werken op afstand wordt verhoogd.

Wanneer moet u Documentbibliotheken synchroniseren in SharePoint?

Soms moet u Documentbibliotheken synchroniseren in twee SharePoint-accounts. Hiervoor kunnen verschillende redenen zijn, zoals SharePoint-gegevensmigratie:

• Maak een back-up van de belangrijke documentbibliotheken in een andere SharePoint-account om onverwacht gegevensverlies te voorkomen.
• Het synchroniseren van meerdere SharePoint-documentbibliotheken is ook een betrouwbare manier om de informatie up-to-date te houden wanneer dezelfde documenten gelijktijdig worden bewerkt door meerdere gebruikers.
• Als verschillende teams of afdelingen afzonderlijke SharePoint-sites gebruiken, maar moeten samenwerken aan dezelfde documenten, kan het synchroniseren van bestanden deze samenwerking aanmoedigen zonder dat alle gebruikers vaak tussen sites hoeven te schakelen.
• Als u gerelateerde gegevens verspreid hebt over talloze sites, kan het synchroniseren van bestanden naar één site of bibliotheek helpen bij het consolideren van informatie, waardoor het gemakkelijker wordt om toegang te krijgen tot en een geünificeerd beeld van informatie te behouden.

Wat de reden ook is, het synchroniseren van bestanden tussen twee SharePoint-sites is heel belangrijk voor ons allemaal. Hoewel u Power Automate kunt gebruiken om twee SharePoint-bibliotheken te synchroniseren, is het gecompliceerd om in te stellen en moet u het handmatig uitvoeren, dus het wordt niet aanbevolen. Dus, hoe u eenvoudig twee SharePoint-documentbibliotheken kunt synchroniseren, bekijk de volgende delen.

Deel 1. Hoe synchroniseer je twee SharePoint Documentbibliotheken?

In dit deel laten we zien hoe je twee SharePoint-mappen kunt synchroniseren in de Documentbibliotheek van de ene SharePoint-account naar de andere. In het volgende deel vindt u manieren om twee SharePoint-documentbibliotheken te synchroniseren met de Windows Verkenner.

Synchroniseer de documentbibliotheek van één SharePoint-account naar een andere met MultCloud

Om een Documentbibliotheek in SharePoint vanuit één account naar een andere te synchroniseren, is de meest traditionele manier waarschijnlijk het downloaden vanuit het bron-SharePoint-account naar de lokale schijf en het vervolgens opnieuw uploaden naar de bestemmingssite van SharePoint. Deze methode werkt goed als je maar een paar mappen of bestanden hoeft te synchroniseren. Als de inhoud echter groot is, kan het downloaden en uploaden traag verlopen en worden beïnvloed door de netwerksnelheid.

In dat geval kun je gebruik maken van de krachtige webgebaseerde cloudbestandsbeheerder - MultCloud, die is ontworpen om al je clouds op één plek te plaatsen en te helpen bij het overzetten en synchroniseren van benodigde gegevens tussen clouds zonder accounts te hoeven wisselen en te downloaden. Heel eenvoudig in gebruik en te volgen.

4 Stappen om Bestanden Automatisch te Synchroniseren Tussen Twee SharePoint-sites

Stap 1. Registreer een account met uw e-mailadres. Of meld u direct aan met uw Google- of Facebook-account.

Stap 2. Log in op MultCloud en klik op de optie "Wolk toevoegen" aan de linkerkant. Kies SharePoint Online en volg de instructies op het scherm om SharePoint aan MultCloud toe te voegen.

Stap 3. Klik op "Cloudsynchronisatie" > "Realtime synchronisatie". Kies de Documentenbibliotheek in het bron-SharePoint-account en de bibliotheek in een andere SharePoint-site als de doellocatie.

Stap 4. Klik vervolgens op "Synchroniseer nu" om automatisch twee Sharepoint Documentbibliotheken te synchroniseren.

Meer details over het synchroniseren van meerdere Sharepoint-bibliotheken

Deel 2. Synchroniseer Documentbibliotheken van SharePoint naar Verkennersvenster

De bovenstaande methode kan worden toegepast om twee SharePoint-mappen in de documentbibliotheek van het ene account naar het andere te synchroniseren. Nu bespreken we hoe we documentbibliotheken vanuit SharePoint naar de computer kunnen synchroniseren via Bestandsverkenner (aan de hand van een computer met Windows 10 als voorbeeld). Hiervoor moet je de OneDrive-bureaublad-app gebruiken.

• Methode 1. SharePoint Documentbibliotheek synchroniseren met OneDrive
• Methode 2. Snelkoppeling toevoegen aan OneDrive om SharePoint-bibliotheken aan Bestandsverkenner toe te voegen

Methode 1. SharePoint Documentbibliotheek synchroniseren met OneDrive

Voorafgaand hieraan moet je "Bestanden On Demand" inschakelen in OneDrive: selecteer het OneDrive-pictogram in het systeemvak van Windows en selecteer "Help en instelling" -> "Instellingen". Kies vervolgens "Synchronisatie en back-up", breid "Geavanceerde instellingen" uit en schakel de optie "Bestanden On Demand" in in het pop-upvenster.

Nadat dit is gebeurd, meld je aan bij de SharePoint-site en volg je de onderstaande stappen:

Stap 1. Ga naar de SharePoint-site ennavigeer naar de documentbibliotheken die je wilt synchroniseren.

Stap 2. Selecteer "Synchroniseren" in de werkbalk om de SharePoint-documentbibliotheek met een lokale map te synchroniseren.

Stap 3. Zodra gesynchroniseerd, zullen de SharePoint-bestanden verschijnen in Bestandsverkenner onder de naam van uw organisatie.

Op deze manier worden de bestanden of mappen die u bewerkt in Documents gelijktijdig bijgewerkt in uw computer"s Bestandsverkenner. Bovendien kunt u gemakkelijk bestanden downloaden vanuit SharePoint Online als de SharePoint-synchronisatiemap niet wordt weergegeven in Bestandsverkenner. U kunt deze methode ook gebruiken om SharePoint aan Mac Finder toe te voegen en bestanden op uw Mac te beheren.

Methode 2. Snelkoppeling toevoegen aan OneDrive om SharePoint-bibliotheken aan Bestandsverkenner toe te voegen

Wanneer u een gedeelde map heeft aangemaakt in OneDrive, SharePoint of Teams, kunt u een snelkoppeling voor de gedeelde map toevoegen aan OneDrive, zodat u er gemakkelijk toegang toe heeft en deze kunt beheren in OneDrive voor web, Windows Bestandsverkenner, Mac Finder, Teams en de OneDrive mobiele apps. Laten we kijken hoe het werkt:

1. Log in op uw SharePoint-account, klik op Documents bovenaan en vink een gedeelde documentbibliotheek aan.

2. Klik op Snelkoppeling toevoegen aan OneDrive in het bovenste menu.

3. De snelkoppeling naar de SharePoint-documentbibliotheek zal verschijnen in OneDrive, Bestandsverkenner en andere toepassingen.

FAQ's over het synchroniseren van meerdere SharePoint-bibliotheken

Q1: Is SharePoint synchronisatie bidirectioneel?

A1: Ja, de meeste synchronisatietools ondersteunen bidirectionele synchronisatie. Wijzigingen die worden gemaakt in een van de gesynchroniseerde documentbibliotheken worden weergegeven in de andere.

Q2: Kan ik kiezen welke documenten ik wil synchroniseren en welke ik wil uitsluiten?

A2: Ja, je kunt meestal kiezen welke documentbibliotheken je wilt synchroniseren, evenals specifieke submappen of bestanden binnen die bibliotheken. Dit geeft je controle over welke inhoud wordt gesynchroniseerd naar je lokale apparaat.

Q3: Wat gebeurt er als er een conflict is tussen gesynchroniseerde bibliotheken?

A3: Als er een conflict ontstaat, waar hetzelfde document wordt bewerkt in beide gesynchroniseerde bibliotheken, zal de synchronisatietool je meestal vragen welke versie je wilt behouden of opties bieden om de wijzigingen samen te voegen.

Q4: Kan ik stoppen met het synchroniseren van een bibliotheek als ik deze niet meer nodig heb?

A4: Ja, je kunt meestal stoppen met het synchroniseren van een bibliotheek door deze los te koppelen van de synchronisatietool. Hierdoor wordt de lokale kopie van de bibliotheek verwijderd, terwijl deze intact blijft in SharePoint.

Q5: Wat gebeurt er als ik een document verwijder in een gesynchroniseerde bibliotheek?

A5: Als een document wordt verwijderd in een gesynchroniseerde bibliotheek, zullen de meeste synchronisatietools ook het overeenkomstige document verwijderen in de andere gesynchroniseerde bibliotheek tijdens het volgende synchronisatieproces.

Samenvatting

Dus, om twee SharePoint Documentbibliotheken van het ene account naar het andere te synchroniseren, is MultCloud een geweldige keuze. Om een documentbibliotheek in SharePoint te synchroniseren met de Verkenner op je computer, hoef je alleen maar "Bestanden op aanvraag" in te schakelen in de OneDrive-cloudservice.

Naast de "Cloudsynchronisatie" biedt MultCloud ook "Teamoverdracht" voor het beheren van zakelijke cloudservices op één plek en het helpen bij gegevensoverdracht tussen Google Workspace, OneDrive voor Bedrijven, Dropbox Business, Box voor Bedrijven en Gedeelde schijf).

Als u SharePoint-synchronisatieproblemen met meerdere gebruikers tegenkomt bij het synchroniseren van meerdere SharePoint-bibliotheken, vindt u hier oplossingen om ze op te lossen.