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ユーザーケース：Outlookで添付ファイルを一括で保存する方法は？

 

ユーザーケース

Outlookについて質問です。

複数の添付ファイルを保存する際に、5／7個のみ保存したい場合、以前のOutlookでは小窓が出て必要なファイルを選択できましたが、一括で保存を押すといきなりZIPファイルになってしまいます。ファイルの右端の▽を押すとそのファイルのみ。

複数選択して、一括で保存する方法は無いのでしょうか？

非常に不便で困っています。

どなたか、宜しくお願いします

- Yahoo知恵袋からの質問

Outlookで複数のメールから添付ファイルをダウンロードする理由

Outlookは、Microsoft社が提供する、メール、カレンダー、連絡先管理などができる多機能なツールです。パソコン版、Web版、モバイル版があり、様々な場面で活用されています。

Outlook
Outlook

Outlookのバックアップを作成したり、重要なファイルをアーカイブするために、複数のメールから添付ファイルをダウンロードしたい場合があります。これにより、これらのファイルのローカルコピーを保持できるため、メールサーバーの障害やデータ損失が発生した場合、またはインターネット接続なしでファイルにアクセスする必要がある場合に役立ちます。

また、パソコンに添付ファイルをダウンロードしておけば、オフラインでアクセスできます。これは、頻繁に移動する場合や、インターネット接続がない状況でドキュメントを参照する必要がある場合に特に便利です。さらに、オフラインで保存したファイルは、好きなソフトウェアで編集できます。これは、共同作業や修正が必要なドキュメントにとって特に重要です。

では、Outlookで複数の添付ファイルをダウンロードするにはどうすればよいでしょうか？一括でメールをダウンロードする方法は何ですか？実は、次の4つの簡単な方法があります。

「効率的」MultCloudでOutlookの複数の添付ファイルを一括でダウンロード

普通の方法は少し面倒で時間がかかります。Outlookのメールから複数の添付ファイルを保存したいなら、無料でスマートなクラウドファイル管理ツール「MultCloud」を活用するのがおすすめです。MultCloudはWebベースのサービスで、Gmail、Outlook、Googleドライブ、iCloudドライブ、Googleフォト、Dropboxなど、さまざまなメールボックスやクラウドストレージを一元管理できます。

MultCloud
MultCloud

MultCloudを使えば、異なるプラットフォームを切り替えることなく、GmailやOutlookのメールを簡単に管理可能。さらに、Gmailの複数のメールをPDF形式でパソコンに直接ダウンロードすることも無料で行えます。MultCloudは先進的なメールエクスポート技術を搭載しているため、この操作は簡単かつ迅速に完了します。

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以下に詳細な手順を紹介します：

ステップ 1：アカウントをお持ちでない場合は、アカウントを作成してください。

MultCloudにログイン
MultCloudにログイン

ステップ 2：「メールを追加」ボタンをクリックし、Outlookのアイコンをタップして、画面の指示に従ってMultCloudに権限を許可します。

Outlookを追加
Outlookを追加

ステップ 3：Outlookに移動し、添付ファイル付きのメールを選択して、直接ローカルコンピュータにダウンロードします。開始前に「添付ファイルを保存」タブをチェックするのを忘れないでください。その後、同じ操作を繰り返して複数のメールから添付ファイルをダウンロードできます。

Outlookのメールをダウンロード
Outlookのメールをダウンロード

以上はMultCloudを使用してOutlook Webから複数のメールの添付ファイルをダウンロードする方法です。

同様に、MultCloudを使ってGmailのメールをPDFファイルとしてエクスポートすることもできます。メールや添付ファイルをPDFとしてダウンロードするだけでなく、ローカルのストレージ容量が不足している場合は、メールや添付ファイルをクラウドドライブに移行することも可能です。MultCloudは業界トップクラスの移行速度を提供しており、メールをクラウドドライブに簡単かつシームレスに移動できます。

また、移行プロセス中、MultCloudはネットワーク接続ではなくデータトラフィックに依存します。そのため、コンピュータが突然シャットダウンしても心配する必要がないです。例えば、ネットワーク接続なしの場合でも、OutlookのメールをUSBにバックアップすることができます。

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  • クラウド転送：ダウンロードせずにクラウド間でファイルを自動的に転送します。
  • クラウドバックアップ：別のクラウドにファイルをバックアップし、異なるバージョンで復元します。
  • チーム転送：ビジネスクラウド間でサブアカウントをマッチングさせながらファイルを転送します。
  • メール移行：一度に複数のメールと添付ファイルをPDFファイルとしてクラウドに移行します。
  • イメージセーバー：Instagramやウェブサイト、Google検索から画像をローカルまたはクラウドに保存します。
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「一般的」Outlook 365でOutlookの複数の添付ファイルを一括でダウンロード

Outlook 365で受信したメールから複数の添付ファイルをダウンロードするには、以下の方法をご利用ください。

方法1：すべての添付ファイルを保存

Outlookの「すべての添付ファイルを保存」機能を使えば、特定のメールに含まれる全ての添付ファイルを簡単にまとめて保存できます。手順は以下の通りです：

ステップ 1：Outlookを起動し、添付ファイルを保存したいメールをダブルクリックして開きます。

ステップ 2：メール内の添付ファイルを見つけ、添付ファイル横の下向き矢印をクリックし、「すべての添付ファイルを保存」を選択します。

すべての添付ファイルを保存
すべての添付ファイルを保存

ステップ 3：ダウンロードしたい添付ファイルを選択し、「OK」ボタンをクリックします。

ステップ 4：添付ファイルを保存したいフォルダを選択し、「OK」をクリック。選択した添付ファイルが指定した場所に保存されます。

方法2：添付ファイルを個別に保存

この方法では、Outlookの単一メール内の添付ファイルを選択して保存できます。具体的な手順は以下の通りです：

ステップ 1：添付ファイルを含むメッセージをダブルクリックして開きます。

ステップ 2：「ファイル」＞「添付ファイルの保存」の順に選択します。

添付ファイルの保存
添付ファイルの保存

ステップ 3：複数のファイルを選択する場合は、Ctrlキー（個別選択）またはShiftキー（範囲選択）を押しながらファイルを選択し手、「OK」をクリックします。

ステップ 4：保存したいフォルダを選択し、「OK」をクリックすると添付ファイルが保存されます。

方法3：VBAコードでOutlookの複数の添付ファイルをダウンロード

この方法では、VBAコードを使用してOutlookの複数のメールから添付ファイルを効率的に指定フォルダへ保存する手順を説明します。以下の手順に従ってください：

ステップ 1：まず添付ファイルを保存するフォルダを作成します。例：「ドキュメント」内に「添付ファイル」という名前のフォルダを作成します。

新しいフォルダを作成
新しいフォルダを作成

ステップ 2：添付ファイルを保存したいメールを選択して、Alt+F11キーを押してMicrosoft Visual Basic for Applicationsウィンドウを開きます。

ステップ 3：同じ名前の添付ファイルを1つのフォルダに保存する場合は、「ツール」＞「参照設定」を選択して、「参照設定-VBAProject」ダイアログで「Microsoft Scripting Runtime」にチェックを入れます。

Microsoft Scripting Runtime
Microsoft Scripting Runtime

ステップ 4：「挿入」＞「標準モジュール」をクリックしてモジュールウィンドウを開き、以下のVBAコード例のいずれかをウィンドウに貼り付けます。

モジュール
モジュール

VBAコード例：

Dim GCount As Integer

Dim GFilepath As String

Public Sub SaveAttachments()

'Update 20200821

Dim xMailItem As Outlook.MailItem

Dim xAttachments As Outlook.Attachments

Dim xSelection As Outlook.Selection

Dim i As Long

Dim xAttCount As Long

Dim xFilePath As String, xFolderPath As String, xSaveFiles As String

On Error Resume Next

xFolderPath = CreateObject("WScript.Shell").SpecialFolders(16)

Set xSelection = Outlook.Application.ActiveExplorer.Selection

xFolderPath = xFolderPath & "\Attachments\"

If VBA.Dir(xFolderPath, vbDirectory) = vbNullString Then a)    VBA.MkDir xFolderPath

End If

GFilepath = ""

For Each xMailItem In xSelection a)   Set xAttachments = xMailItem.Attachments b)   xAttCount = xAttachments.Count c)   xSaveFiles = ""d)   If xAttCount > 0 Then i.   For i = xAttCount To 1 Step -1 1.   GCount = 0 2.   xFilePath = xFolderPath & xAttachments.Item(i).FileName 3.   GFilepath = xFilePath 4.   xFilePath = FileRename(xFilePath) 5.   If IsEmbeddedAttachment(xAttachments.Item(i)) = False Then a)   xAttachments.Item(i).SaveAsFile xFilePath b)   If xMailItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then i.   xSaveFiles = xSaveFiles & vbCrLf & ""c)   Else i.   xSaveFiles = xSaveFiles & "!>

" & "" & xFilePath & ""d)    End If 6.    End If ii.    Next i e)    End If!>

Next!>

Set xAttachments = Nothing!>

Set xMailItem = Nothing!>

Set xSelection = Nothing!>

End Sub!>

Function FileRename(FilePath As String) As String

Dim xPath As String

Dim xFso As FileSystemObject

On Error Resume Next

Set xFso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")

xPath = FilePath 30.    FileRename = xPath

If xFso.FileExists(xPath) Then a)    GCount = GCount + 1 b)    xPath = xFso.GetParentFolderName(GFilepath) & "\" & xFso.GetBaseName(GFilepath) & " " & GCount & "." + xFso.GetExtensionName(GFilepath) c)    FileRename = FileRename(xPath)

End If

xFso = Nothing

End Function

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)

Dim xItem As MailItem

Dim xCid As String

Dim xID As String

Dim xHtml As String

On Error Resume Next

IsEmbeddedAttachment = False

Set xItem = Attach.Parent

If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function

xCid = ""

xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")

If xCid <> "" Then a)    xHtml = xItem.HTMLBody b)    xID = "cid:" & xCid c)    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then i.    IsEmbeddedAttachment = True d)    End If

End If

End Function

Outlookの添付ファイルをダウンロードできない原因と解決法

Outlookの添付ファイルをダウンロードできない場合、いくつか考えられる原因と解決策があります。主な原因としては、Outlookのバージョン、ブラウザのキャッシュ、添付ファイルの形式、セキュリティ設定などがあります。

以下に詳細な解決法を説明します。

  • Outlookのバージョン：Outlookを最新バージョンにアップデートする、または、他のブラウザでダウンロードを試すことで解決できる場合があります。
  • ブラウザのキャッシュ：ブラウザのキャッシュをクリアするか、別のブラウザでダウンロードを試すことで解決できます。また、IE以外のブラウザでダウンロードできるか確認し、IEしか利用できない場合はInPrivateモードでIEを起動して試すことも有効です。
  • 添付ファイルの形式：添付ファイルの形式を確認し、対応する形式に変換してからダウンロードを試す、または、他のアプリケーションで開いて保存するなどの対処が必要です。Outlook 365を使用している場合、OneDriveで共有されている可能性があるので、その場合、OneDriveにアクセスしてダウンロードする必要があります。
  • セキュリティ設定：一時的にセキュリティソフトを無効にしてみたり、ファイアウォールの設定を確認して、Outlookのダウンロードを許可する設定にするなどの対処が必要です。

まとめ

Outlookで複数のメールから添付ファイルをダウンロードする方法には、標準機能から自動化ツールまで様々な選択肢があります。基本的な操作として「すべての添付ファイルを保存」機能を使えば簡単に一括保存が可能で、より細かい選択が必要な場合には「添付ファイルを保存」機能で個別に指定することもできます。

さらに高度な自動化を求める場合にはVBAコードの活用が効果的で、大量の添付ファイル処理にも対応可能です。また、MultCloudのような便利なツールを使えば、Outlookだけでなく他のメールサービスやクラウドストレージとの連携もスムーズに行えます。

これらの方法はそれぞれ特徴が異なるため、作業内容や技術レベルに合わせて最適な方法を選ぶことで、メール管理の効率を大幅に向上させることができるでしょう。特にビジネスシーンでの大量の添付ファイル処理には、状況に応じてこれらの方法を組み合わせるのがおすすめです。

よくある質問

1.Outlookで添付ファイルを上書き保存するとどこに保存されますか？

Outlookの添付ファイルを上書き保存する場合、デフォルトでは「ドキュメント」フォルダ、もしくはユーザーが指定した保存先にファイルが保存されます。この操作を行うと、既存のファイルは新しいバージョンに置き換えられ、更新内容が反映されたファイルが保存される仕組みになっています。

2.Outlookで添付ファイルが表示されないのはなぜですか？

Outlookの添付ファイルが表示されない場合は、メールの形式設定、ブラウザのバージョン、Outlookのバージョン、セキュリティ設定、ファイル形式、マウスのダブルクリック設定などの原因を考えます。

3.Outlookのメールの添付ファイルの容量制限はどうですか？

Outlookのメールに添付できるファイルの容量は、基本的に20MBまでです。ただし、Exchangeアカウントの場合は10MBまでとなる場合があります。また、添付ファイルは送信時にサイズが約1.3～1.5倍に増えるため、実際に添付できるファイルのサイズは、20MB未満になります。

4.Outlookの添付ファイルのダウンロード先はどこですか？

Outlookの添付ファイルのダウンロード先は、一般的にWindowsの場合は「ドキュメント」フォルダに保存されます。ただし、Outlookのバージョンや設定によっては、「ダウンロード」フォルダに保存される場合もあります。

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