SharePoint Onlineは、強力なコラボレーションプラットフォームであり、文書やファイルを管理するための様々なツールを提供しています。ライブラリ間でのファイル転送は不可欠なタスクの一つです。この記事では、文書が整理され、アクセス可能な状態を保ちながら、そのプロセスを順を追って説明します。
目次：
ユーザーケース
こんにちは。ドキュメントライブラリ内のフォルダを、含まれているすべてのファイルやサブフォルダーごと別のドキュメントライブラリに転送する方法を知りたいです。「移動」機能ではまだこれができないようです…これは正しいでしょうか？他に方法をご存知の方はいらっしゃいますか？
- techcommunity.microsoft.comからの質問
SharePointライブラリは、文書やファイル、その他のコンテンツを保存、管理、整理するためのリポジトリです。各ライブラリは特定の目的で設計され、組織のニーズに合わせてカスタマイズできます。これらのライブラリはチームコラボレーションの中心的な場所として機能し、ユーザーが共有文書に簡単にアクセスして作業できるようにします。
SharePointライブラリ間でファイルを転送する必要がある主な理由は以下の通りです：
では、SharePoint Onlineでライブラリ間のファイル転送をどのように行うのでしょうか？次に、データの完全性とセキュリティを確保しながらこのタスクを達成する一般的な方法について探っていきます。
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一般的な普通の方法がありますが、ライブラリ間のファイル転送プロセスを効率化できるサードパーティ製ツールも利用できます。例えば、クラウドファイルマネージャーの「MultCloud」は、追加機能とユーザーフレンドリーなインターフェースを提供し、複雑なファイル管理ニーズを持つ企業に最適な選択肢です。
MultCloudを使用するメリット：
✔️簡単さ：あらゆるデバイスからSharePointデータを管理可能 ✔️高速性：専門サーバーによる高速なデータ転送 ✔️安全性：システム保護による完全な暗号化転送プロセス
これからMultCloudでSharePoint Onlineライブラリ間のファイルを転送する手順を紹介します。
ステップ 1：無料のMultCloudアカウントを作成してログインします。または、Google、Facebook、Apple IDですぐにログインすることもできます。
ステップ 2：「クラウドを追加」をクリックし、MultCloudにSharePointアカウントを追加します。ポップアップウィンドウでSharePointにログインし、認証を完了させます。
ステップ 3：ファイルやフォルダを選択し、機能バーにある「コピー」または「コピー先」をクリックします。
ステップ 4：「コピー」を選択した場合、コピーしたデータを対応するライブラリに手動で貼り付ける必要があります。「コピー先」を選択した場合は、ポップアップウィンドウで保存先を選択し、「はい」をクリックするだけです。
ヒント：
また、SharePoint Onlineの大量のデータを移行したい場合は、MultCloudの「クラウド転送」機能が役に立ちます。転送元と転送先を設定して、「今すぐ転送」をクリックするとタスクが開始されます。
基本機能に加え、MultCloudのコア機能を使用してクラウド間のバックアップ、同期、転送を完了できます（例：DropboxからSharePointへの自動移行やその逆など）
SharePointは、ライブラリ内のドキュメントを管理するためのいくつかの組み込み機能を備えたユーザーフレンドリーなインターフェースを提供しています。以下に、SharePointのネイティブ機能を使用してファイルを移動する方法について、ステップバイステップのガイドをご紹介します。
| コピー | •メタデータ（作成者および更新情報）は保持されない •ファイル移動時にバージョン履歴は維持されない |
| 移動する | •メタデータ（作成者および更新者）は保持される •ファイル移動時にもバージョン履歴が維持される |
SharePointライブラリでのファイル移動は、「移動する」コマンドを使用すると簡単に行えます。手順は以下の通りです：
ステップ 1：転送したいファイルを選択します。各ファイルの横にあるチェックボックスをクリックして選択できます。
ステップ 2：ファイルを選択後、「移動する」オプションをクリックします。これにより移動操作が開始されます。
ステップ 3：ポップアップダイアログが表示され、移動先のライブラリを選択できます。ファイルを移動したいライブラリを選択してください。
ステップ 4：選択内容を確認し、移動を確定します。SharePointがファイルを移動先ライブラリに転送します。
リンクと権限は新しい場所に自動的に転送されないのでご注意ください。大量のファイルを移動する場合、時間がかかる可能性があります。十分なユーザー権限レベルとネットワーク接続を確保してください。
「移動する」と同様に、「コピー」を使用すると、テナント内のサイト／ドキュメントライブラリ間でファイルやフォルダーを移動またはコピーできます。手順は次のとおりです。
ステップ 1：SharePointライブラリで転送またはコピーするファイルまたはフォルダーを選択します。
ステップ 2：上部のコマンドバーで「コピー」を選択します。
ステップ 3：コピーダイアログボックスでコピー先を選択します。
ステップ 4：コピー先のライブラリを参照して選択します。「ここにコピー」をクリックして完了します。
「該当する場合はコンテンツを移動する」チェックボックスをオンにすると、ファイルは元の場所から削除されます。関連するメタデータ、バージョン、アクセス許可も転送されます。
本ガイドでは、SharePoint Onlineにおいてライブラリ間でファイルを転送する2つの主要な方法（組み込み機能とサードパーティツールの活用）について詳しく解説しました。組み込みの「移動する」と「コピー」機能は基本的な操作で簡単に実行できますが、メタデータやバージョン履歴の保持状況に違いがある点に注意が必要です。一方、MultCloudなどのサードパーティツールを使用すると、複数クラウド間の一括操作や高度な転送オプションが利用可能となります。
ファイル転送時には、権限設定の引き継ぎや大量データ移行時の時間要件を事前に確認することが重要です。組織のセキュリティポリシーや業務要件に合わせて最適な方法を選択し、SharePointのドキュメント管理を効果的に活用されることをお勧めします。
1.ライブラリ間でのファイル転送時にセキュリティを確保するにはどうすればよいですか？
アクセス許可の管理と暗号化を使用することで、移動プロセス中のファイルのセキュリティを確保できます。
2.データを失わずにSharePointのライブラリ間でファイルを転送できますか？
はい、バージョン履歴を含むすべてのデータを失わずにファイルを転送できます。
3.SharePointでファイルを適切に整理しない場合の影響は何ですか？
整理されていない状態は、文書検索の困難、バージョン管理の問題、セキュリティ上の脆弱性につながる可能性があります。