ビジネスコミュニケーションの安全性と継続性を確保するために、Google Workspaceのメールを効果的にバックアップする方法を学びましょう。貴重なGoogle Workspaceのメールをバックアップするためのベストプラクティスと関連ツールをご紹介します。
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現代のデジタル時代において、メールは私たちの個人生活や仕事において欠かせない存在となりました。多くの企業や組織が、主要なメールおよび生産性ツールとしてGoogle Workspace（旧G Suite）を利用しています。Google Workspaceは強力なメールサービスを提供していますが、重要なメールデータを保護するためには、バックアップ戦略を確立することが不可欠です。本記事では、Google Workspaceのメールをバックアップする重要性と、その方法について解説します。
Google WorkspaceはGoogleが開発したクラウドベースの生産性スイートで、Gmail、Googleドライブ、Googleドキュメント、Googleスプレッドシートなどの多様なツールを提供しています。企業や個人ユーザーに、効率的なコミュニケーション、コラボレーション、業務管理のための一元化されたプラットフォームを提供しており、その使いやすいインターフェース、リアルタイム共同編集機能、堅牢なセキュリティ対策から広く利用されています。
多くのユーザーがGmailサービスを家族や顧客との連絡手段として利用しており、重要な情報がGmailに保存されているため、Google Workspaceメールのバックアップは極めて重要です。
ユーザーにはGoogle Workspaceメールをバックアップする様々な方法がありますが、ここでは特に有用な3つの方法をご紹介します。最初に手動での解決策から説明し、記事の最後のセクションではサードパーティ製ソフトウェアをご紹介します。
多くのユーザーが、普通の方法では時間がかかりすぎる上にカスタマイズ機能が不足している点に不満を感じています。このような場合、G Suiteメールとその添付ファイルをバックアップするには、サードパーティ製ツールが最適な選択肢となります。ここでは、より簡単で効率的なバックアップを実現する「MultCloud」という優れたソリューションをご紹介します。
MultCloudは、G SuiteメールをPDF形式に高速かつ安全にエクスポートする機能をサポートしています。技術的な知識がなくても簡単に操作可能です。ローカルデバイスへのバックアップに加え、クラウドアカウントへの直接バックアップも可能。さらに、メールフィルター機能やエクスポートデータの選択機能など、バックアップに必要なすべての機能を備えた包括的なソリューションです。MultCloudを使えば、以下の操作を簡単に行えます：
MultCloudを使用してGoogle Workspaceのメールをバックアップするには、以下の手順に従ってください。
ステップ 1：メールアドレスでMultCloudアカウントを登録するか、Google／Facebook／Appleのアカウントで直接ログインもできます。
ステップ 2：「メールを追加」をクリックし、Gmailを選択して、あなたのGoogle WorkspaceアカウントをMultCloudにアクセスできる権限を付与します。
ステップ 3：Gmailからメールを選択し、「ダウンロード」オプションを使用してUSBメモリなどのストレージデバイスに保存します。
これで、Google Workspaceのメールを簡単にUSBメモリなどのストレージデバイスにバックアップすることができます。
ステップ 1：上記の手順でGmailをMultCloudに追加します。
ステップ 2：クラウドアカウントへのバックアップには「クラウドを追加」を選択し、クラウドサービスを選んでMultCloudにアクセス権を許可します。ここはOneDriveを例に説明します。
ステップ 3：「メール移行」ページで、Gmailのメールを選択し、OneDriveを保存先に設定して「今すぐ移行」をクリックします。
MultCloudの「コピー先」機能は、コピー元のフォルダとコピー先を選択するだけで完了します。一度に複数のフォルダをコピーする場合に最適です。
ステップ 1：MultCloudにログインし、GmailとOneDriveを追加したら、Gmail内のコピーしたいフォルダのチェックボックスをオンにします。上部メニューの「コピー先」をクリックします。
ステップ 2：ポップアップウィンドウで、コピー先のOneDriveを選択します。「複数選択」にチェックを入れれば、複数の異なる場所に同時にコピーできます。
ステップ 3：ポップアップウィンドウの下部にある「はい」をクリックすると、選択したフォルダが指定した場所にコピーされます。
ヒント：同じページで、コピーしたいメールを選択し、上にある「コピー」をクリックして、OneDriveのフォルダを開いてから上にある「貼り付け」をクリックし、選択したメールがOneDriveに保存こともできます。
Googleは「Google Takeout」というサービスを提供しており、メール、連絡先、ファイルを含むGoogle Workspaceデータをエクスポートできます。ダウンロード可能なアーカイブ形式で包括的なバックアップを作成します。
ステップ 1：Google TakeoutでGoogle Workspaceアカウントでログインします。
ステップ 2：デフォルトでは全Googleサービスが選択されています。「選択をすべて解除」をクリックし、他の製品の選択を解除します。
ステップ 3：サービスリストをスクロールし、「メール」を見つけてチェックボックスを選択。「メールのすべてのデータが含まれます」リンクをクリックし、バックアップ設定をカスタマイズできます。
ステップ 4：バックアップファイルをメールボックスに送信するか、Box、Dropbox、OneDriveに追加するかを選択します。
ステップ 5：ファイルサイズとバックアップの種類を選択。大きなファイルは複数に分割される場合があります。
ステップ 6：「エクスポートを作成」ボタンをクリックし、バックアッププロセスを開始します。
ステップ 7：バックアップ作成後、進行状況バーでステータスを確認できます。完了したら、コンピュータや外部ストレージデバイスの任意の場所にデータを保存できます。
このGoogle Workspaceメールのバックアップ方法には、実施前に知っておくべきいくつかの欠点があります：
Googleの商用ライセンスには「データエクスポート」機能が含まれています。ただし、このツールはG Suite管理者のみが利用可能という制限があります。管理者はこの機能を使用して、すべてのユーザーのデータを例外なくダウンロード・保護できます。
ステップ 1：Google Workspaceの管理者プロファイルにサインインします。
ステップ 2：管理者コンソールを開き、「<」ボタンをクリック
ステップ 3：「ツール」＞「データエクスポート」を選択します。
ステップ 4：「エクスポート開始」ボタンをクリックしてバックアッププロセスを起動します。
ステップ 5：処理完了まで最大9日かかります。確認メールが届いたら「アーカイブにアクセス」ボタンをクリックします。
ステップ 6：全ユーザーのバックアップファイルを1つずつダウンロードします。
この方法には多くの制限があるため、G Suiteバックアップの理想的な解決策とは言えません。主なデメリットは以下の通りです：
Google Workspaceのメールをバックアップするには、企業の重要な通信データを保護する上で欠かせない対策です。誤削除やサイバー攻撃によるデータ損失の防止、コンプライアンス要件の遵守、ビジネス継続性の確保など、その重要性は計り知れません。
本記事で紹介したGoogle Takeoutやデータエクスポート機能、MultCloudなどのサードパーティツールといった様々なバックアップ方法を理解し、組織のニーズに合った最適なソリューションを選択・導入することで、万が一の際にも迅速なデータ復旧が可能となり、円滑な業務運営を維持できるでしょう。データ保護は予防が最良の策であることを肝に銘じ、早めに適切なバックアップ体制を整えることが肝要です。
1.Google Workspaceで退職者のメールをバックアップするにはどうしますか？
退職者のアカウントにログインし個人で設定するアカウント情報のうち、コンテンツの管理にて「アーカイブを作成」を選択します。メールなどのバックアップをとりたいサービスを選択しアーカイブを作成します。作成したアーカイブは約7日程、5回まで再ダウンロードが可能です。
2.Google Workspaceを解約するとデータはどうなりますか？
Google Workspaceサブスクリプションを解約すると、ユーザーのGoogle Workspaceデータは削除されて復元できなくなります。Google Workspaceサブスクリプションを解約する前に、保存しておきたいユーザーデータはダウンロードしておいてください。
3.Google Workspaceのメール容量はどうですか？
最大50MBのメールを受信できます。注：25MBを超える添付ファイルを送信するには、Googleドライブや他のファイル共有サービスを使用してください。
4.GmailとGoogle Workspaceの違いは何ですか？
個人版GmailとGoogle Workspaceの最大の違いは、個人向けGmailは個人利用を前提に、Google Workspaceはビジネスやチームが使うことを前提に設計されていることです。そのため、無料の個人版にはチームメンバーを管理する機能がなく、ファイル共有も個人ユーザーに限定されます。
5.Gmailのバックアップは必要ですか？
Gmailのバックアップは、Gmailサービス自体の利用状況によっては必要ない場合がありますが、Googleアカウントやデータ損失の可能性を考慮すると、バックアップを検討することをおすすめします。