Haben Sie genug von überfüllten E-Mails? So behalten Sie den Überblick: Filtern Sie Ihre E-Mails in Outlook mithilfe von Regeln und sortieren Sie sie automatisch nach Absender, Betreff oder Stichwörtern. Sparen Sie Zeit, reduzieren Sie die Unordnung und optimieren Sie Ihren Workflow mit diesem einfachen Outlook-Trick.
Schnellsuche:
Ertrinken Sie in E-Mails? Damit sind Sie nicht allein. Zwischen Arbeits-Updates, Newslettern und Spam fühlen sich unsere Posteingänge oft eher wie ein digitaler Dschungel als wie ein Kommunikationsmittel an. Aber was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass es einen einfachen Weg gibt, die Kontrolle zurückzugewinnen? Genau – E-Mails in Outlook zu filtern ist Ihr Schlüssel zu einem übersichtlicheren und besser organisierten Posteingang.
Stellen Sie sich vor, Sie betreten Ihre Küche und finden alles – Geschirr, Lebensmittel, Post – in einem großen Haufen vor. So sieht Ihr Posteingang ohne Filter aus. Er ist überwältigend und ehrlich gesagt chaotisch.
Vorteile eines organisierten Outlook-Posteingangs
E-Mail-Filter helfen Ihnen dabei:
E-Mail-Filter in Outlook werden als Regeln bezeichnet. Diese Regeln sortieren eingehende Nachrichten automatisch anhand von Kriterien, die Sie festlegen – wie Absender, Betreff, Schlüsselwörter usw.
Regeln vs Filter: Sind sie dasselbe?
Ja, in Outlook sind „Regeln“ und „Filter“ identisch. Lassen Sie sich also nicht verwirren – es handelt sich um zwei Seiten derselben Medaille.
Wie Outlook Filter verwendet
Outlook prüft Ihre Regeln, sobald eine E-Mail in Ihrem Posteingang eingeht, und reagiert sofort. Das kann bedeuten, dass die E-Mail in einen Ordner verschoben, markiert, als gelesen oder gelöscht wird.
Lasst uns das für beide Plattformen im Detail betrachten.
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Nachricht in Ihrem Posteingang oder einem bestimmten Outlook-Ordner und wählen Sie „Regeln“ > „Regeln verwalten“ (Windows) oder „Regeln bearbeiten“ (Mac).
2. Klicken Sie auf „Neue Regel hinzufügen“.
3. Beginnen Sie mit einer leeren Regel oder einer Vorlage (z. B. „Nachrichten von einem bestimmten Absender in einen Ordner verschieben“).
4. Legen Sie Bedingungen fest (z. B. E-Mails von Ihrem Vorgesetzten).
5. Wählen Sie Aktionen (z. B. „In den Ordner ‚Wichtig‘ verschieben“).
6. Schließen Sie die Einrichtung ab und klicken Sie auf „Speichern“.
1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol.
2. Gehen Sie zu „E-Mail“ > „Regeln“. Klicken Sie anschließend auf „+ Neue Regel hinzufügen“.
3. Geben Sie Ihrer Regel einen Namen.
4. Legen Sie Bedingungen fest (z. B. Betreff enthält „Rechnung“).
5. Definieren Sie Aktionen (z. B. Verschieben in den Ordner „Finanzen“).
6. Speichern Sie die Regel. Fertig!
Best Practices für die E-Mail-Organisation in Outlook
Brauchen Sie Ideen für Regeln? Hier sind einige der hilfreichsten Möglichkeiten, Ihre E-Mails zu filtern:
Nach Absender oder E-Mail-Adresse filtern
Verschieben Sie alle E-Mails einer bestimmten Person (z. B. Ihres Vorgesetzten oder Kunden) automatisch in einen Prioritätsordner.
Nach Betreffzeile filtern
Erstellen Sie Regeln für Betreff-Schlüsselwörter wie „Rechnung“, „Besprechung“ oder „dringend“. Ideal für die projektbezogene Sortierung.
E-Mails mit Anhängen filtern
Speichern Sie alle E-Mails mit Anhängen in einem Ordner – perfekt zum Organisieren von Berichten, Bildern oder signierten Dokumenten.
Nach Zeit oder Datum filtern
Obwohl Outlook keine standardmäßigen zeitbasierten Regeln unterstützt, können Sie Filter mit Suchordnern kombinieren, um ein ähnliches Ergebnis zu erzielen.
Sie möchten Ihre E-Mails noch besser machen? Probieren Sie diese Tipps.
Mehrere Bedingungen kombinieren
Sie können Regeln wie diese festlegen: „Wenn die E-Mail von ‚John‘ stammt UND ‚Quartalsbericht‘ im Betreff enthält.“ Je genauer, desto hilfreicher.
Ordner für übersichtliche Ergebnisse nutzen
Erstellen Sie Ordner wie „Kunden“, „Rechnungen“ oder „Personal“ und verwenden Sie Regeln, um E-Mails direkt dorthin zu verschieben.
Filter auf bestehende E-Mails anwenden
Beim Erstellen einer Regel gibt es oft ein Kontrollkästchen, um die Regel auf bereits vorhandene Nachrichten im Posteingang anzuwenden. Nutzen Sie diese Möglichkeit!
Filter funktionieren nicht? Hier die Gründe:
Filter überschneiden sich oder stehen in Konflikt
Outlook führt Regeln in der Reihenfolge ihrer Eingabe aus. Wenn zwei Regeln auf dieselbe E-Mail zutreffen, funktioniert in der Regel nur die erste, sofern Sie nichts anderes festlegen.
Was ist der Fokussierte Posteingang?
Der Fokussierte Posteingang trennt Ihre wichtigen E-Mails automatisch von allen anderen. Er lernt aus Ihren Gewohnheiten – ist aber im Gegensatz zu Regeln nicht individuell anpassbar.
Was ist die Funktion „Aufräumen“ und wie wird sie verwendet?
Mit „Aufräumen“ können Sie E-Mails von bestimmten Absendern in großen Mengen löschen oder verschieben. Sie finden diese Funktion in Outlook Web unter „Posteingang“ > „Aufräumen“.
E-Mails filtern in Outlook: Mehr als nur E-Mails organisieren – es geht darum, die Kontrolle über Ihre Zeit und Energie zurückzugewinnen. Mit den richtigen Regeln wird Ihr Posteingang zur perfekt funktionierenden Produktivitätsmaschine. Ob Sie im Büro arbeiten oder als Freelancer ein Dutzend Kunden betreuen: Filter einzurichten ist eine der klügsten digitalen Gewohnheiten, die Sie sich aneignen können. Also, legen Sie los – räumen Sie Ihren Posteingang auf wie ein Profi!
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